Zarządzenie Nr 73/11
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 20 maja 2011 r.

w sprawie określenia zasad prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Siemiatycze i jednostkach organizacyjnych Miasta Siemiatycze oraz jej koordynacji.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych ( Dz.U.Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Określa się zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Siemiatycze i jednostkach organizacyjnych Miasta Siemiatycze oraz zasady jej koordynacji, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 73/11
Burmistrza Miasta Siemiatycze
z dnia 20 maja 2011 r.

Zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Siemiatycze i jednostkach organizacyjnych Miasta Siemiatycze oraz zasady jej koordynacji.

§ 1. Użyte pojęcia mają następujące znaczenie:

1) kontrola zarządcza - stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,

2) kontrola - jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wyznaczonym w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach) oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki,

3) informacja zarządcza - to taka informacja ( słowna lub pisemna), która ma wpływ na proces podejmowania decyzji. Może tę decyzję inicjować, wymuszać lub modyfikować obejmując swym zakresem całokształt pracy urzędu lub jednostki organizacyjnej,

4) zalecenie pokontrolne - jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości,

5) wniosek pokontrolny- jest to propozycja wprowadzenia zmian w kontrolowanej jednostce mającej na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy,

6) procedury finansowe - są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń,

7) procedury okołofinansowe - wszystkie inne procedury wytworzone w urzędzie lub jednostce organizacyjnej celem prawidłowej realizacji zadań samorządu gminnego,

8) ryzyko - jest to prawdopodobieństwo, że wystąpi określone zdarzenie, działanie lub brak działania i może niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie założonego celu ( danego zadania lub projektu). Jego skutkiem oprócz zagrożenia działania realizacji założonego celu (odchylenie od stanów oczekiwanych) może być również szkoda w majątku lub wizerunku jednostki albo utrata szansy poprzez niewykorzystanie wszystkich możliwości,

9) analiza ryzyka - jest to proces, w którym identyfikuje się ryzyko i dokonuje jego oceny pod kątem możliwości wystąpienia,

10) zarządzanie ryzykiem - jest to system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do akceptowalnego poziomu, obejmuje identyfikowanie i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie ( tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Proces zarządzania ryzykiem obejmuje ryzyko występujące we wszystkich procesach decyzyjnych i na każdym szczeblu zarządzania,

11) obszar ryzyka - oznacza każdy obszar działania urzędu (jednostki), w którym może zaistnieć ryzyko ( zadanie, problem, zagadnienie, proces),

12) czynniki ryzyka - są to cechy charakterystyczne dla danego procesu, które wskazują na możliwość wystąpienia zdarzenia mającego niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie określonego celu.

§ 2. Każdy kierownik jednostki organizacyjnej Miasta Siemiatycze zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualnienia:

1) procedur finansowych,

2) procedur około finansowych,

§ 3. Wyróżnia się dwa poziomy kontroli zarządczej:

1) pierwszy poziom - jest to podstawowy poziom kontroli zarządczej prowadzonej w każdej jednostce (urząd, jednostki organizacyjne), za jej funkcjonowanie odpowiedzialny jest kierownik jednostki,

2) drugi poziom - jest to kontrola zarządcza realizowana na poziomie jednostki samorządu gminnego (Miasto Siemiatycze) i prowadzona przez organ wykonawczy gminy - Burmistrza.

§ 4. 1. Kontrolą zarządczą pierwszego stopnia jest kontrola wykonywana przez kierowników Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych Miasta.

2. Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Burmistrza w Urzędzie Miasta i w jednostkach organizacyjnych stanowi między innymi :

1) kontrola instytucjonalna realizowana przez RIO, NIK, UKS.

2) kontrola finansowa sprawowana przez Skarbnika Miasta oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych,

3) kontrola funkcjonalna wewnętrzna sprawowana przez Skarbnika Miasta i Sekretarza Miasta, zewnętrzna przez pracownika ds. kontroli.

4) samokontrola.

§ 5. 1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzą Skarbnik Miasta i Sekretarz Miasta, zwani dalej "koordynatorami".

2. Koordynatorzy w imieniu Burmistrza sprawują bezpośredni nadzór na stanem kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta (pierwszy poziom kontroli zarządczej) oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych Miasta ( drugi poziom kontroli zarządczej).

3. Zadaniem koordynatorów jest analizowanie informacji zarządczych pochodzących z różnych źródeł (m.in. o których mowa w § 5) o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań korygujących, naprawczych, korekcyjnych lub wspomagających.

4. Skarbnik Miasta i Sekretarz Miasta jako koordynatorzy kontroli zarządczej sprawują ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych.

§ 6. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) przestrzegania zasad etycznego postępowania,

5) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

6) ochrony zasobów ( m.in. mienia, infrastruktury, kadry),

7) zarządzanie ryzykiem.

§ 7. Kontrola zarządcza powinna być:

1) adekwatna - to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej.

2) skuteczna - to znaczy, że postępowanie kontrolne zakończyć się powinno wydaniem zaleceń lub wniosków pokontrolnych.

3) efektywna - to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie przez jednostkę założonych celów.

§ 8. Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to:

1) sprawdzenie, czy wydatki publiczne są dokonywane:

a) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,

b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

2) porównanie stopnia realizacji podjętych celów i zadań z przyjętymi założeniami,

3) ocenianie prawidłowości pracy.

§ 9. Kontrolę zarządczą wewnętrzną sprawowaną przez Burmistrza wykonywać mogą :

1) Sekretarz Miasta,

2) Skarbnik Miasta,

§ 10. Kontrolę zarządczą zewnętrzną sprawowaną przez Burmistrza wykonywać mogą:

1) pracownicy urzędu na polecenie Burmistrza lub osób wymienionych w § 9 pkt 1,2 po pisemnym upoważnieniu przez Burmistrza,

2) podmioty zewnętrzne , które prowadzą działania kontrolne lub adudytowe na zasadzie zawarcia umowy cywilnoprawnej, upoważnione do tego przez Burmistrza.

§ 11. Kadra kierownicza Urzędu Miasta oraz kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za nadzorowanie i kontrolowanie procesów zachodzących w kierowanych przez nich komórkach w sposób dający Burmistrzowi racjonalne zapewnienie, że:

1) działania podległych jednostek pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce (procedurami) oraz z standardami,

2) zasoby są używane oszczędnie, a usługi świadczone są na odpowiednim poziomie,

3) sporządzane są plany w jednostkach z uwzględnieniem celów i zadań, plany te są monitorowane by osiągnąć zamierzone rezultaty,

4) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie, czy na zewnątrz są rzetelne, wiarygodne i aktualne,

5) zasoby organizacji (włączając w to pracowników, systemy, dane, informacje i reputację) są dostatecznie zabezpieczone (nadzorowane),

6) ryzyka związane z realizacją zadania są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów

§ 12. Nadzór i kontrola jest funkcją kierowania i pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania. Do obowiązków kierowników wszystkich szczebli należy:

1) opracowywanie w formie pisemnej i stałe uaktualnianie procedur, zasad ( polityki), planów, standardów działań, w celu zminimalizowania, ograniczenia lub usunięcia ryzyk związanych ze zidentyfikowaniem zagrożenia,

2) stosowanie innych narzędzi nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają i wymagają od podległych pracowników wykonywania swoich obowiązków w taki sposób, aby osiągnąć cele kontroli zarządczej,

3) identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia ( nieprawidłowości, straty itp) związanego z konkretnym obszarem działań,

4) zapewnienie skuteczności wykonywania kontroli zarządczej i dbałość o ciągłą poprawę realizowanych przez siebie procesów,

§ 13. 1. W Urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane czynności kontrolne, który jest sporządzany przez wyznaczonego pracownika ds kontroli w porozumieniu ze Skarbnikiem Miasta.

2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Burmistrza.

3. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony, poprzez dodanie czynności kontrolnych wynikających z bieżących potrzeb.

4. Po zakończeniu roku kalendarzowego koordynatorzy sporządzają informację o realizacji planu kontroli i przedstawiają do zatwierdzenia Burmistrzowi.

§ 14. Raz w roku Burmistrz i kierownicy jednostek organizacyjnych przeprowadzają samoocenę w zakresie przestrzegania standardów kontroli zarządczej.

Burmistrz Miasta Siemiatycze
Piotr Siniakowicz